Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des données et pourquoi est-elle importante ?

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Les entreprises s'appuient sur la gestion du cycle de vie des données (data lifecycle management ou DLM) pour conserver leurs données structurées et organisées depuis leur collecte jusqu'à leur suppression. Utilisez ce guide pour en savoir plus sur le processus de gestion du cycle de vie des données et sur la manière dont il peut aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement.

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des données ?

Toutes les données ont un cycle de vie, qui comprend un certain nombre de phases différentes. La gestion du cycle de vie des données permet aux entreprises de contrôler et de gérer leurs données à chaque phase du cycle de vie des données. 

Pourquoi la gestion du cycle de vie des données est-elle importante ?

La collecte de données permet aux entreprises de mieux connaître leurs clients, d'élaborer une stratégie de marketing, d'améliorer le service à la clientèle et de suivre les performances de l'entreprise. Une bonne gestion du cycle de vie des données permet à votre entreprise d'accéder rapidement et facilement aux bonnes données et de les stocker en toute sécurité. 

Qui utilise la gestion du cycle de vie des données ?

Dans les entreprises, un certain nombre de services différents collectent et utilisent des données, notamment la comptabilité, la finance, le développement commercial, les ressources humaines, les ventes, le marketing et les opérations. Toutefois, les professionnels de l'informatique, tels que les responsables des données ou d'autres experts informatiques, supervisent généralement le processus de gestion du cycle de vie des données.

Quels objectifs les entreprises atteignent-elles avec la gestion du cycle de vie des données ?

La gestion du cycle de vie des données permet aux entreprises d'atteindre trois objectifs importants. Il s'agit de :

• La disponibilité : La gestion du cycle de vie des données permet à tous les utilisateurs concernés d'accéder aux données dont ils ont besoin.

• L’intégrité : La gestion du cycle de vie des données garantit l'exactitude, la fiabilité et la cohérence des données.

• La sécurité : La gestion du cycle de vie des données garantit la protection des données contre tout accès non autorisé ou toute corruption.

Les 5 phases de la gestion du cycle de vie des données

Lorsqu'elles sont gérées correctement, les données passent par un certain nombre de phases, de la collecte à la suppression. Selon votre entreprise, ces phases peuvent différer légèrement, mais la plupart des entreprises suivent une structure similaire. Les cinq phases principales de la gestion du cycle de vie des données sont la collecte, le stockage et la maintenance, l'utilisation, l'archivage et la suppression.

1. La collecte

Le cycle de vie des données commence par la collecte (ou la création). Votre entreprise peut collecter des données de différentes manières, notamment :

• Des entretiens avec les clients ou des groupes de discussion

• Des formulaires ou des enquêtes en ligne

• Le suivi en ligne du comportement des utilisateurs

• Le suivi des réseaux sociaux

• Le monitoring du site web

Les entreprises peuvent également collecter des données en les acquérant auprès d'une autre entreprise.

2. Stockage et maintenance

La phase suivante concerne le stockage et la maintenance des données. Pour stocker et conserver les données correctement, vous pouvez adopter des processus qui garantissent la fiabilité, évitent la redondance et garantissent la récupération en cas d'urgence. Pour se conformer aux pratiques du secteur ou aux règles et réglementations gouvernementales en matière de sécurité, les données stockées peuvent nécessiter un cryptage.

3. Utilisation

Au cours de cette phase, vous définissez qui utilise et partage les données et à quelles fins. Une fois les données disponibles et localisables, les utilisateurs peuvent y accéder pour des activités internes telles que les opérations commerciales quotidiennes. Ils peuvent également partager les données avec des fournisseurs de services externes pour des services contractuels tels que la publicité, le marketing, le conseil et la gestion financière. 

4. Archivage 

Lorsque votre entreprise n'a plus besoin de données au quotidien, vous pouvez les archiver pour y accéder ultérieurement. Vous n'avez peut-être pas besoin d'accéder facilement aux données, mais les réglementations légales et gouvernementales peuvent exiger que vous les conserviez. L'archivage des données consiste à déplacer ce type de données vers un support de stockage hors ligne, tel qu'un disque dur. Votre entreprise peut alors y accéder et les utiliser en cas de besoin.

5. La suppression 

Vous devez supprimer les données qui n'ont plus d'utilité actuelle ou future pour votre entreprise. La suppression des données permet de libérer de l'espace pour de nouvelles données plus utiles et d'économiser sur les frais de stockage des données. 

Les méthodes suivantes permettent de supprimer automatiquement les données archivées :

• Méthode temporelle : Le système purge les données archivées après une certaine période, par exemple 12 mois.

• Méthode basée sur le volume : Le système supprime les données archivées lorsqu'elles atteignent un volume spécifique. 

Quels sont les avantages de la gestion du cycle de vie des données ? 

La gestion du cycle de vie des données peut offrir divers avantages à votre entreprise. En voici quelques-uns :

• Des données de meilleure qualité : Le respect des lignes directrices de la gestion du cycle de vie des données garantit des données plus précises et plus fiables.

• Une plus grande efficacité : La gestion du cycle de vie des données maintient la qualité des données tout au long du cycle de vie, ce qui peut permettre à votre entreprise de fonctionner plus efficacement. 

• Amélioration des performances du personnel : Lorsque les utilisateurs peuvent localiser les données et y accéder facilement, ils prennent des décisions plus éclairées et réagissent mieux en cas de litige. 

• Amélioration du service à la clientèle : La DLM permet aux utilisateurs de tirer le meilleur parti des données, ce qui peut améliorer le service à la clientèle et augmenter les ventes. 

• Sécurité accrue : L'établissement de protocoles pour l'utilisation, le partage et le stockage des données renforce la sécurité et réduit les risques d'utilisation abusive et d'accès non autorisé. 

• Réduction de la redondance : La DLM réduit les risques de duplication des données, ce qui permet d'économiser de l'espace de stockage.

• Conformité : Les politiques fondées sur la gestion du cycle de vie des données peuvent aider votre entreprise à se conformer aux réglementations en matière de données.

5 bonnes pratiques pour la gestion du cycle de vie des données

Les utilisateurs de données ont besoin de savoir que les informations auxquelles ils accèdent sont actualisées et fiables. Votre entreprise peut garantir la fiabilité et l'actualité des données en adoptant de bonnes pratiques de gestion du cycle de vie des données. Voici cinq bonnes pratiques en matière de gestion du cycle de vie des données :

1. Mettre en place un système centralisé de gestion des données qui importe, stocke et gère toutes les données. Un système centralisé facilite la transformation des données, renforce la sécurité, améliore la gestion des accès utilisateurs et du partage des données, et permet de mettre en place de bonnes procédures de sauvegarde en cas de défaillance du serveur. 

2. Créez un plan de stockage des données adapté à votre entreprise. Réfléchissez à la manière dont vous préserverez et sauvegarderez les données, à la taille et au périmètre de votre entreprise, ainsi qu'aux options de stockage suivantes :

• Ordinateurs de bureau

• Ordinateurs portables

• Disques en réseau

• Disques durs externes

• Disques flash

• Stockage en nuage

• Stockage optique

3. Pour garantir le plus haut niveau de sécurité dans votre entreprise, envisagez d'installer un système de big data doté des dernières fonctions de sécurité. Veillez à ce que votre entreprise respecte les réglementations locales en matière de sécurité des données et élaborez un plan de sécurité en cas de violation des données. 

4. Définissez plus clairement l'accessibilité des données dans l'ensemble de l'entreprise. Pour que le bon utilisateur reçoive les bonnes données, adoptez une politique d'accès aux données en fonction de la position de l'utilisateur dans l'entreprise. 

5. Conservez des données de haute qualité grâce à quelques pratiques simples. Examinez attentivement les données manquantes ou inexactes, nettoyez les données pour éliminer les redondances et normalisez les données pour une meilleure compatibilité et une utilisation plus facile.

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