Qu'est-ce qu'Excel ? Formules, fonctions et plus encore

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Microsoft Excel peut être un outil incroyablement puissant à apprendre pour votre carrière, avec des avantages pour tout le monde, de analystes de données, à marketeurs de médias sociaux. Il offre à l'utilisateur de tous les jours la possibilité de créer des diagrammes, des graphiques et bien d'autres choses encore pour organiser et visualiser les données. 

Apprendrez la réponse aux questions « Qu’est-ce qu’Excel ? », « Que fait Excel ? », ainsi que les formules et les fonctions à connaître plus quelques ressources pour vous aider à démarrer.

Qu'est-ce qu'Excel ?

Excel fait partie de la suite logicielle 365 de Microsoft, au même titre que Word, PowerPoint, Teams, Outlook, etc. Microsoft Excel est un tableur qui permet aux utilisateurs d'organiser, de formater et de calculer des données dans une feuille de calcul. Les utilisateurs d'Excel peuvent créer des tableaux croisés dynamiques et des graphiques pour les aider à calculer et à visualiser des ensembles de données complexes.

Excel et Google Sheets : Quelle est la différence ?

Excel et Google Sheets offrent des capacités et des fonctionnalités similaires. La principale différence est que Google Sheets propose une version gratuite qui permet à plusieurs utilisateurs de modifier le document en même temps, ce qui facilite la collaboration en temps réel. Lorsque vous partagez votre lien Google Sheets avec d'autres personnes, celles-ci peuvent alors modifier le fichier.

Documents que vous pouvez créer avec Excel

Les possibilités offertes par une feuille de calcul Excel ne manquent pas. Voici quelques documents courants que vous pouvez créer :

• Bilans

• Budgets

• Calendriers

• Rapports de données

• Formulaires

• Comptes de résultat

• Factures

• Listes de diffusion

• Documents de planification

• Feuilles de temps

• Listes de tâches à accomplir

Tous ces documents peuvent s'appliquer à votre vie professionnelle ou personnelle. Excel est un outil polyvalent qui peut vous aider à rester organisé et à calculer des informations importantes.

Comment utiliser Excel

Lorsque vous utilisez Excel, vous devez vous assurer de connaître les principes de base d'un tableur. Une fois familiarisé avec son interface et ses fonctionnalités, vous pouvez ajouter des données dans les cellules ou créer un document en formatant les cellules à votre convenance. Ensuite, vous pouvez apprendre les formules et les fonctions pour calculer des sommes d'argent, par exemple, ou le nombre de produits nécessaires à un lancement.

Les bases d'Excel

Lorsque vous commencez à utiliser Excel, voici quelques commandes que vous voudrez connaître :

• Comment créer une nouvelle feuille de calcul

• Comment formater le texte et les titres des colonnes et des lignes

• Comment ajouter, soustraire, multiplier et diviser des nombres dans deux cellules ou plus

• Comment ajouter ou supprimer des colonnes, des lignes et des pages (dans la même feuille de calcul)

• Comment trier vos données

Une fois que vous avez acquis les bases, vous pouvez commencer à apprendre les différentes formules Excel qui vous aideront à calculer les données.

Formules Excel

Excel propose de nombreuses formules que vous pouvez utiliser pour travailler avec des données. Chaque formule Excel commence par un signe égal. Avant de créer une formule, vous devez écrire un signe égal (=) dans la cellule où vous voulez que le résultat de la formule apparaisse.

Voici quelques-unes des formules de base à garder à l'esprit :

• Ajouter : Pour ajouter les valeurs de deux cellules ou plus, utilisez le signe plus (+).

  • Exemple : =A4+D5

• Soustraire : Pour soustraire les valeurs de deux cellules ou plus, utilisez le signe moins (-).

  • Exemple : =A4-D5

• Multiplier : Pour multiplier les valeurs de deux cellules ou plus, utilisez l'astérisque (*). 

  • Exemple : =A4*D5

• Diviser : Pour diviser les valeurs de deux cellules ou plus, utilisez la barre oblique (/). ;

  • Exemple : =A4/D5

Vous pouvez utiliser des parenthèses pour créer une grande formule qui combine ces actions. Exemple : =((A4+C4)/(D5-C5)*3).

Fonctions Excel

Sur Excel, vous pouvez utiliser des « fonctions » pour automatiser des tâches que vous utilisez normalement dans une formule. Au lieu d'utiliser le signe plus pour ajouter une plage de cellules, vous pouvez utiliser la fonction SOMME. Passons en revue quelques fonctions populaires :

• SOMME : La fonction SOMME additionne une série de cellules. Pour saisir la fonction, utilisez des parenthèses pour indiquer la plage de cellules. Si vous additionnez les nombres des cellules A1 à A17, votre formule sera : =SOMME(A1:A17).

• Moyenne : Similaire à la fonction SOMME, la fonction MOYENNE calcule la moyenne des valeurs d'une plage de cellules. Par exemple : =MOYENNE(A1:A17).

• IF : Avec la fonction IF, vous pouvez demander à Excel de renvoyer des valeurs basées sur un test logique. La syntaxe se présente comme suit : IF(test_logique, valeur_si_vrai, [valeur_si_faux]). Par exemple : =IF(A1>B1, "Dépassement de budget", "OK"). 

• RECHERCHEV : La fonction RECHERCHEV vous permet de rechercher n'importe quel élément dans les colonnes ou les lignes de votre feuille de calcul. La syntaxe est la suivante : RECHERCHEV(valeur de recherche, tableau, numéro de colonne, correspondance approximative (VRAI) ou correspondance exacte (FAUX)). Par exemple : =RECHERCHEV([@Engineer],tbl_Engineers,7,TRUE). 

• Nb.SI : La fonction Nb.SI est une autre fonction utile qui renvoie le nombre de cellules qui répondent à certains critères. La syntaxe est la suivante : Nb.SI(plage, critères). Par exemple : =Nb.SI(A1:A17, "San Francisco").

Projets guidés Excel

Dans votre parcours d'utilisation d'Excel, vous souhaiterez peut-être acquérir des compétences spécifiques qui vous seront utiles au travail lorsque vous manipulerez des données ou établirez un budget. Pour commencer, consultez ces projets guidés courts, d'une ou deux heures.

• Introduction à Microsoft Excel

• Utilisation des formules et fonctions de base dans Microsoft Excel

• Introduction à l'analyse de données avec Microsoft Excel

• Créer des graphiques et des tableaux de bord avec Microsoft Excel

• Créer un budget avec Microsoft Excel

• Comment utiliser les fonctions mathématiques et textuelles de référence dans Excel 

Qui doit connaître Excel ?

Excel s'applique à presque tous les secteurs d'activité, de la finance à la gestion de projet en passant par le marketing et bien plus encore. Les responsables de la restauration peuvent l'utiliser pour suivre les factures. Les responsables des médias sociaux peuvent l'utiliser pour consolider plusieurs listes de diffusion MailChimp.

Excel est particulièrement utile pour les personnes qui travaillent quotidiennement avec des données, comme les analystes de données, les responsables marketing, les comptables et les chefs d'entreprise. Mais les enseignants, les professionnels des organisations à but non lucratif et les travailleurs sociaux peuvent également trouver Excel utile dans leur travail quotidien pour organiser des informations et créer des diagrammes ou des graphiques.

Excel pour les données et les affaires

Si vous vous lancez dans une carrière dans l'analyse de données ou l'analyse commerciale, vous serez peut-être intéressé par Excel Basics for Data Analysis d'IBM et Business Analytics with Excel de l'Université Johns Hopkins : Elementary to Advanced de l'université Johns Hopkins. Les deux requièrent moins de 24 heures de travail.

Apprendre Excel aujourd'hui

Coursera propose plusieurs options pour apprendre à utiliser Excel. Si vous apprenez Microsoft Excel pour un emploi ou même pour un usage personnel, envisagez de suivre le cours de Microsoft Travailler plus Intelligemment avec Microsoft Excel, qui fait partie de leur Spécialisation Principes de base de Microsoft 365.

Si vous souhaitez apprendre Excel pour les affaires, inscrivez-vous au cours très apprécié de l'Université Macquarie Spécialisation Compétences Excel pour les entreprises. Avec ces deux cours, vous pouvez apprendre à votre propre rythme et développer vos compétences sur votre ordinateur, à tout moment et en tout lieu.